Harmonisierung Datenaustausch zwischen kantonalen Berufsbildungsämtern (HAKA)

Ausgangslage

Der Datenaustausch in der Berufsbildung ist sehr heterogen, da eine grosse Anzahl an Bildungspartnern miteinander interagieren und sich der Austausch durch unterschiedlichste Prozesse und Verantwortlichkeiten auszeichnet.

Zentral stellen sich die folgenden Fragestellungen:

• Datenfluss: Wer liefert wem zu welchem Zeitpunkt welche Daten?
• Datenhoheit: Wer ist für die Aktualität der Daten verantwortlich?
• Mutationsrechte: Wer ist berechtigt, Mutationen zu erfassen? Wem sind diese Mutationen zu melden? Welche Mutationen benötigen eine Genehmigung durch den Datenowner?
• Arbeitsprozess: Welche Prozessanpassungen werden durch diesen Konsens in den Kantonen notwendig?
• Datenschutz: Welche Massnahmen müssen getroffen werden, um die kantonalen Vorgaben zu erfüllen?

Heute erfolgt der Datenaustausch zwischen den kantonalen Berufsbildungsämtern über verschiedene Medien und Prozesse. Die Datenübermittlung erfolgt meist digital  - über Datenbanken oder im PDF- und Excel-Format - in Einzelfällen werden die Daten aber auch per Briefpost verschickt. Resultierende Medienbrüche sind fehleranfällig und verursachen unnötigen Mehraufwand. Ausserdem genügt der heutige Datenaustausch oftmals auch nicht den Vorgaben des Datenschutzes. 

Die Organisationen der Arbeitswelt (OdA), Lehrbetriebe und Berufsfachschulen sind auf aktuelle Lernendendaten angewiesen, um die Lehrgänge zu planen und die Daten des Qualifikationsverfahrens verwalten zu können. Ein gemeinsames Verständnis der Prozesse und ein einheitlicher Datenfluss sind wichtige Voraussetzungen, damit der Datenaustausch effizient und strukturiert erfolgen kann. Die SBBK hat dazu das SDBB mit der Durchführung des Projekts «Harmonisierung interkantonaler Datenaustausch HAKA» beauftragt.

Projektziele

Gemäss Projektauftrag können die Projektziele von HAKA wie folgt festgehalten werden:

• Die häufigsten Datenaustausch-Geschäftsfälle in der beruflichen Grundbildung mit direkter oder indirekter kantonaler Beteiligung sind beschrieben.
• Die beschriebenen Prozesse sind nach ihrer Relevanz (Häufigkeit, Aufwand zur Datennachführung, Wichtigkeit für den Vollzug) kategorisiert und priorisiert.
• Für die wichtigsten Prozesse sind harmonisierte SOLL-Prozesse gemäss den Abhängigkeiten und Rahmenbedingungen definiert. Die kantonalen Unterschiede sind dabei konsolidiert und die Prozesse so definiert, dass sie bei allen Stakeholdern gleich laufen.
• Zuhanden des Auftraggebers wird ein Katalog mit Empfehlungen zum weiteren Vorgehen nach Abschluss des Projekts erstellt.

Daraus resultiert folgender Nutzen für die Berufsbildung:

• Alle Lernendendaten werden nur einmal erfasst und stehen dann den beteiligten Kantonen digital zur Verfügung.
• Die Lernendendaten werden von den beteiligten Kantonen aktuell gehalten z.B. durch den Abgleich mit kantonalen Personenregistern.
• Der Austausch der Lernendendaten findet bei interkantonalen Zuweisungen digital und nach klaren Regeln automatisiert statt.
• Durch die standardisierte Datenbewirtschaftung können die Daten ebenfalls den OdA für ihre Bedürfnisse bezüglich üK- und QV-Organisation zur Verfügung gestellt werden.
• Die Berufsbildungsämter haben ein gemeinsames Verständnis zum Datenfluss und engagieren sich für die zeitnahe Realisierung.
• Die unverzichtbaren Grundvoraussetzungen sind soweit konkretisiert, dass diese durch die jeweiligen Verantwortlichen in den Kantonen erfüllt oder spezifische Projekte lanciert werden können.
• Die Bedürfnisse der Bildungspartner sind erkannt und im Lösungsvorschlag berücksichtigt.

Folgende Lieferobjekte des Projektes wurden definiert:

• Grundlagendokumente 
  • Dokumentation des IST-Zustands des Systems bezüglich Datenhaltung bzw. -nutzung, Datenflüsse und Prozesse seitens aller Kantone
  • Harmonisierte SOLL-Prozesse zum Datenaustausch (Rahmenbedingungen, Stossrichtungen, Mutationen)
• Dokumente für den Datenaustausch
  • Datenaustauschkonzept (Anwendungsbestimmungen und Meldungspezifikationen)

Das Projekt wird ausserdem in enger Abstimmung mit dem Vorhaben zur Erstellung eines eCH-Standards für die Berufsbildung durchgeführt, um sicherstellen zu können, dass Prozesse und Standards optimal aufeinander abgestimmt sind.

Projektergebnisse in Vernehmlassung

HAKA Datenaustauschkonzept (V 1.0)
HAKA IST-Analyse Geschäftsprozesse (V 1.0)
HAKA SOLL-Geschäftsprozesse (V 1.0)

Weitere Informationen

Interview mit Marc Fuhrer, Leiter Fachstelle Datenmangement SDBB und Leiter eCH-Fachgruppe Bildung "Standard für den interkantonalen Datenaustausch im Vollzug der beruflichen Grundbildung"
Präsentation Informationsveranstaltung Harmonisierung Datenaustausch; SDBB, SBBK & AWK Group AG; 28.04.2022